Brasil/FISL17/FISL Playbook v1.0

Introdução

O Fórum Internacional Software Livre é realizado durante todos os anos em Porto Alegre pela ASL - Associação Software Livre, é um grande evento com foco em tecnologias abertas, é o espaço de palestras, comunidades, debates e exposições.

O FISL é muitas vezes o único grande evento que as comunidades de modo geral participam e se unem, devido a isso é um importante evento para as comunidades de software livre brasileiras.

A Mozilla Brasil tem participado durante muitos anos do evento e levado muitos voluntários para desenvolver atividades em diversas modalidades previstas pelo evento, este tem sido um evento muito significativo para a nossa comunidade.

Este Playbook é um guia com boas práticas de organização da participação da comunidade no evento, desenvolvido com base em toda experiência adquirida durante a organização do FISL17.

A organização de um grande evento exige planejamento e responsabilidades, procure o representante Mozilla da sua região, ele pode dar assessoria durante o planejamento, apresentação e organização da logística, mas com apoio de todos os voluntários interessados.

Boa leitura!

Definindo a participação

A participação da Mozilla Brasil no FISL precisa ter interesse da comunidade, nada melhor que fazer uma rápida introdução sobre o evento no Discourse da Mozilla Brasil e marcar uma reunião para definir focos de trabalhos.

Agenda para a primeira reunião

• Introdução sobre o FISL17
• Resultados alcançados em outras edições do FISL
• Participação dos voluntários da comunidade no FISL
• Objetivos e métricas
• Time de organização

Busque informações no site oficial da atual edição do FISL e apresente a todos os voluntários na primeira reunião, fale também sobre o sucesso da participação da Mozilla em outras edições, mostre fotos e os resultados quantitativos, comece a discussão sobre quem pode participar do FISL pela comunidade e os objetivos.

Ideia de critérios para participar do FISL

• Fazer parte da comunidade pelo mínimo 6 meses;
• Fazer parte ativamente de um time funcional da comunidade;
• Interesse em enviar uma proposta de atividade para uma das modalidades de participação.

Definindo objetivos e métricas

É importante definir objetivos claros da participação da comunidade, sem isso é como navegar pelo oceano sem rumo e expectativas futuras.

O objetivo é o que você gostaria de alcançar e fazer durante o evento, ele é seguido de métricas quantitativas para medir o sucesso/alcance dos objetivos.

É necessário criar métricas que se conectam a cada um dos objetivos, ao final do evento será uma forma de saber se aquele objetivo em específico foi alcançado.

Exemplos de objetivos:

• Engajamento de novos voluntários na Mozilla Brasil;
• Promoção do Mozilla Firefox, Mozilla Firefox Developer Edition;
• Recrutamento de desenvolvedores de Connected Devices;
• Engajamento de voluntários no SUMO Brasil;
• Promoção da Mozilla Developer Network.

Exemplos de métricas:

• 50 novos voluntários na comunidade;
• 300 instalações do Mozilla Firefox;
• 200 Instalações do Mozilla Firefox Developer Edition;
• 5 novos desenvolvedores para o projeto Connected Devices;
• 10 novos voluntários no SUMO Brasil;
• 100 novas interações no SUMO;
• 10 artigos localizados da Mozilla Developer Network.

Time de organização

O time de organização é necessário para garantir a comunicação, logística e tudo que se fizer necessário para manter a transparência e garantia de continuidade das tarefas a serem realizadas.

O time pode ser organizado em 3 segmentos com pelo menos 1 pessoa em cada segmento:

Logística: solicitação de recursos a Mozilla, processamento de recursos para voluntários, hospedagens, transporte local, alimentação e contratos.

Programação e Comunicação: Comunicar a comunidade sobre a evolução da organização, definir a programação e escala de atividades, assim como responsabilidades.

Relacionamento e resultados: Prestar contas dos resultados esperados, obter feedback dos voluntários sobre a organização e atender aos pedidos de pós organização junto com o segmento de logística.

Participação de voluntários

Após definido os critérios de participação dos voluntários no FISL e abertura para novas ideias no Discourse é hora de abrir um formulário para os voluntários se candidatarem, algumas ideias de campos a serem respondidos:

• Nome completo;
• Link para Mozillians;
• Time funcional;
• Atividades interessadas em desenvolver (pode escolher mais de uma):
  • Workshops;
  • Palestras;
  • Mesa de comunidade (campanhas e onboarding);
  • Atividades entre comunidades;
  • Firefox Costume;
  • Redes sociais e produção de mídia.

Lembre-se que isso pode variar dependendo dos critérios de seleção definidos de forma coletiva nas reuniões.

Seleção

Crie 2 grupos de seleção: novos e veteranos voluntários e assim fazer desempate por critérios “bônus”, voluntários que não preenchem os requisitos podem ser desclassificados, mas lembre-se que se o orçamento permitir é interessante abrir oportunidades para voluntários que tem feito um grande trabalho na comunidade recentemente.

Programação

Incentive os voluntários que inscreveram suas atividades a adicionarem a um documento colaborativo, dessa forma todos tem acesso a todas atividades que serão desenvolvidas durante o evento.

Verifique se as atividades foram aprovadas pela organização do FISL17 e comece a criar uma agenda de atividades da Mozilla, assim que todas as atividades forem adicionadas e aprovadas faça um post-blog e anuncie a grade de atividades da comunidade no evento!

Recursos

Há recursos que devem ser solicitados a organização do evento para garantir as atividades da comunidade, algumas dicas de recursos a serem solicitados:

• Slots para palestras na área de comunidades;
• Bancada de comunidade;
• Mini evento/Auditório.

Para cada recurso solicitado a organização do FISL pode solicitar uma contrapartida financeira para cobrir os custos, verifique com o representante Mozilla responsável pela logística a viabilidade financeira para cada item.

Logística e recursos

A logística da participação da Mozilla no FISL deve ser feita com apoio de representantes Mozilla pois exige responsabilidades com os voluntários, organização do evento e Mozilla.

Acomodação

A acomodação durante todos os dias do evento é essencial, a necessidade de acomodação inicia um dia antes do início do evento, dessa forma, quantidade de dias do evento + 1 = total de noites necessárias.

Dicas e pontos a serem considerados ao procurar acomodações:

• Dê preferencia a hotéis oficias do evento, AirBnb também é válido, mas veja se há viabilidade de acomodar todos os voluntários em um único apartamento;
• Hotéis oferecem mais serviços e podem oferecer uma melhor experiência para os voluntários, em muitos casos hotéis econômicos e reconhecidos mundialmente são mais baratos e oferecem serviços gratuitos que seriam pagos em AirBnb por exemplo;
• Considere economizar nas hospedagens compartilhando quartos com camas duplas, mas dê atenção especial a pessoas que não se sentem confortáveis compartilhando quartos, ou também pode não ser ideal quando se trata de menores de idade. Você pode descobrir essas preferências com um rápido formulário do Google Drive;
• Faça a reserva diretamente com a gerencia executiva ou gerente de vendas do hotel, peça desconto para grupos, garanta o pagamento antecipado dos valores, exija contratos e comprovantes de pagamento;
• Envie uma lista de todos os voluntários que vão se hospedar para o hotel, asim garantindo a organização do check-in de forma rápida;
• Dê preferencias a acomodações próximas ao aeroporto, local do evento e boas opções de alimentação.

Viagens

É importante a participação de voluntários de diversos estados ou até mesmo pode ter pessoas de comunidades de outros países, é necessário garantir a viagem dos voluntários até a cidade de Porto Alegre, esse transporte pode ter variação de meios como voos, rodoviários ou sob trilhos. :)

Voos

Você pode obter apoio com a reserva de voos e seus respectivos pagamentos junto a agencia de viagens da Mozilla, é ideal quando muitos voluntários precisam viajar, normalmente a partir de 5 ~ 6 pessoas. Saiba mais sobre o funcionamento da agência de viagens da Mozilla.

Dicas e pontos a serem considerados ao reservar voos:

• Se possível, compre com antecedência de 90 dias;
• Use sites de busca de voos como Skyscanner e Google Flights para achar tarifas baratas;
• Se preferir comprar diretamente as passagens aéreas com as companhias, vá a lojas das companhias áreas e agencias de viagens da sua cidade, lá é sempre possível obter descontos incríveis.

Rodoviário, metropolitano e ferroviário

O transporte rodoviário no Brasil é feito por diversas companhias que obtém concessão de trechos diferentes, cada companhia tem um site diferente e uma forma diferente de pagamentos, algumas aceitam compra de tickets online e outras não.

A melhor forma nesse caso é pedir aos voluntários que vão usar esse transporte o envio de uma estimativa de valores para serem adicionados ao orçamento, oriente aos voluntários que comprem as suas passagens e posteriormente peçam reembolso, há voluntários que precisam de adiantamento dos valores para compra antes do evento, fique atento a isso.

Transporte Local

Garantir o transporte seguro e eficiente de todos os voluntários é essencial, mas normalmente não há apenas voluntários para transportar, há materiais e engrenagens para o evento.

De modo geral é recomendável usar UberX para transporte de voluntários, Uber Black e Uber Bag para transporte da Firefox Costume e engrenagens do evento.

Há outra possibilidade, contratar uma empresa de transporte para transferir todos os voluntários e engrenagens de uma só vez e para todos os locais necessários, considerando ida e volta do evento, aeroporto, alimentação e hotel. Esse transporte pode ser muito caro, porém mais seguro e permite um planejamento melhor.

Antes de definir o transporte local é importante levar em consideração se todos os voluntários possuem cartão de crédito e conta Uber ativa para todos os dias do evento, incentive também o transporte em grupo pois os carros do Uber permitem até 4 pessoas geralmente, dessa forma o transporte pode ficar mais barato que transporte coletivo municipal.

Alimentação

Há muitas opções de alimentação em Porto Alegre, satisfazendo principalmente aqueles que amam um bom churrasco.

Café da manhã deve ser incluído no hotel, pois é uma forma rápida, barata e organizada pelo próprio hotel, em muitos hotéis este é incluído no pacote.

De modo geral durante o evento há aproximadamente mais de 3 opções de restaurantes acessíveis para todo o time Mozilla almoçar com buffet a vontade. Durante a noite o centro de Porto Alegre costuma ser mais acessível e com diversas opções de restaurantes, bares, hamburguerias e pizzarias. Há restaurantes para vegetarianos e veganos também, use o Google Maps para localizar todos os restaurantes a sua volta, ligue para os locais e confirme disponibilidade, horários de funcionamento e média de preços.

Suprimentos

Suprimentos e engrenagens são necessárias para fazer campanhas relâmpagos, sorteios e também para mesa da comuidade e workshops.

Abra um formulário do Google Drive para descobrir os materiais necessários para cada atividade que será realizada pelos voluntários.

Há campanhas relâmpagos que são criadas durante o evento, adicione um pequeno valor a mais no orçamento caso seja necessário comprar papelarias e outras engrenagens de baixo custo.

Banner

Banner são legais para expor algum produto ou projeto da Mozilla, procure artes disponíveis e busque apoio do Community Design Team com antecedência para oferecer banners personalizados e localizados para a mesa da comunidade e palestras.
Use gráficas online que são baratas , oferecem alta qualidade e variedades de impressão.

Doação/Patrocínio

A organização do FISL pode solicitar patrocínio ou doação a qualquer momento durante a solicitação de recursos para a comunidade no evento.

É importante lembrar que há custos de locação e operacional para manter o evento, é importante uma doação como contrapartida pelos recursos oferecidos, consulte o gestor da comunidade para possíveis negociações com a organização do FISL.

Informe a organização do FISL que é possível pedir patrocínio por meio do formulário específico na pagina da Mozilla.

Social Midia

+++ Cynthia Pereira

Budget Request

O Budget Request é o planejamento de orçamento necessário para executar o evento, nele é necessário que seja adicionado todos os custos justificando item por item.

Na primeira seção de logística foi abordado muitos serviços e itens necessários para o evento, é importante fazer orçamentos de forma cuidadosa levando em consideração todos os dias de eventos, os dias que viagens e número de voluntários que necessitam dos recursos.

Em Events Playbook 2.0 você obtém links de planilhas para te ajudar na organização, apresentação dos orçamentos e plano de logística.

Lembre-se de procurar um representante Mozilla para coordenar a apuração de orçamento, logística e resultados.

Swag Request

Brindes e recompensas são legais para todos voluntários e participantes das atividades da Mozilla no evento.

Você pode solicitar uma lista de brindes disponíveis, certifique de solicitar com antecedência mínima de 5 semanas.

O Mozilla Reps já possui uma média de quantidades a serem enviadas para cada tipo de evento e número de participantes, apenas informe as quantidades especiais, nesse caso é altamente recomendável solicitar camiseta para todos os voluntários, tags e cordões. Informe ao representante quantidades de brindes e recompensas necessárias para as atividades a serem destinadas aos participantes da Mozilla.

Lembre-se de procurar um representante Mozilla para solicitar o swag necessário.

Tarefas pós evento

• Crie um documento no Google Drive ou Etherpad para documentar todos os resultados;
• Solicite blog-post aos voluntários contando suas experiências no evento, coisas mais interessantes que viram por lá, atividades que desenvolveram e outros pontos que desejarem;
• Envie uma pesquisa de satisfação sobre a organização do evento para os voluntários;
• Faça uma lista dos materiais que sobraram e que podem ser reutilizados em outros eventos, coloque isso no Discourse ou Wiki da comunidade;
• Solicite aos voluntários por email o envio de todos os recibos/fiscais de todas as despesas previamente autorizadas, assim como conta bancária e informações pessoais para reembolso;
• Envie ao representante responsável pelo evento todos os recibos, atualize o budget breakdown com os valores gastos e envie todos os resultados do evento com imagens e links relevantes que comprovem as ações desenvolvidas;
• Envie um tópico ao Discourse agradecendo todos os voluntários pela disponibilidade, envie links relevantes sobre a participação da Mozilla no evento, bem como link para album de fotos e resultados;

Troque experiências

Está organizando o FISL e ainda tem um monte de dúvidas? Consulte a wiki do FISL17 que está cheia de links e documentos utilizados em nossa organização. Contate Geraldo Barros, responsável pela presença Mozilla no FISL17.